Gerade über Weihnachten stellt sich in den Unternehmen oft die Frage, wer wann auf Urlaub gehen kann. Denn in vielen Abteilungen ist gerade zum Jahreswechsel viel zu tun (Inventur, Jahresabschluss…) und der Betrieb muss trotz Urlaubszeit weiterlaufen.
Die unterschiedlichsten Bedürfnisse gilt es dabei zu berücksichtigen: Das Recht der Arbeitnehmer auf Entspannung, die Schulferien der Kinder, Chefs, die in der Urlaubszeit nicht vor halbleeren Büro stehen wollen, und ein Kalender, in dem die Zwickeltage für nächstes Jahr schon dick rot angestrichen sind.
Schicken alle Mitarbeiter ihre Urlaubswünsche einzeln an den Abteilungsleiter, hat niemand mehr die Übersicht, wer wann genau auf Urlaub gehen möchte. Wird auf den Urlaubszettel in Papierform verzichtet und stattdessen eine Zeiterfassungssoftware wie ARTimer verwendet, sieht der Mitarbeiter schon beim Beantragen seinen aktuellen Urlaubsstand. Auch der Genehmiger kann vor Freigabe der Beantragung die Urlaubsstände und Urlaubsanträge seiner Abteilung ganz einfach und übersichtlich prüfen.
Dass jede Abteilung bzw. jede Funktion auch über die Feiertage ausreichend besetzt ist, ist oft schwierig sicherzustellen, da es auch oft über Abteilungen hinweg Verantwortungen gibt. Damit hier nichts passiert, gibt es bei ARTimer die Verantwortungsgruppen.
Zu einer Verantwortungsgruppe sind frei über Abteilungen hinweg Mitarbeiter zuordenbar, von denen dann eine bestimmte Anzahl immer im Betrieb sein muss (z.B. zwei EDV-Mitarbeiter). Schon bei der Urlaubsbeantragung erhält ein Mitarbeiter dann eine Sperre, falls die notwendige Anzahl an anwesenden Mitarbeitern in der Gruppe unterschritten wird. Das vereinfacht die Verwaltung ungemein und beugt Diskussionen vor.
Dass ein Mitarbeiter einmal auf einen Urlaubswunsch beharrt, kann auch das beste Zeiterfassungssystem nicht verhindern. Dann heißt es gemeinsam mit den Kollegen überlegen, wer wann am besten in Urlaub gehen kann. Eventuell kann man den Urlaub um ein oder zwei Wochen verschieben – und wird dafür im Folgejahr bevorzugt behandelt, was große Urlaubswünsche angeht.