Digitalisierung bedeutet für viele KMU noch immer vor allem eines: Wandel. Gerade Unternehmen, die über viele Jahr organisch gewachsen, meist regional tätig sind und bisher keinem Druck ausgesetzt waren, sich mit anderen Branchen, der Globalisierung oder neuen, interdisziplinären Projekten auseinanderzusetzen, hängen hier oft hinterher.
Im Gegensatz dazu sind Startups, schnell wachsende Unternehmen und die mit internationalen Projekten sowie dynamischen Branchen im Vorteil, wenn die Unternehmenskultur, die Organisation oder auch die Mitarbeiter Flexibilität zeigen müssen.
Ein „sanfter Einstieg“ in die digitale Welt oder auch ein Neubeginn ist häufig die Anschaffung eines Arbeitszeiterfassungssystems. Geschäftsführerwechsel, notwendige Umstrukturierungen oder einfach die Anforderungen des Geschäftslebens sorgen dafür, dass ein derartiges System ins Auge gefasst wird.
Als langjähriger User eines derartigen Systems ist einem bewusst, dass es mit dem Unternehmen wachsen und auch neue Herausforderungen abbilden muss, um Zeitraubendes und Unangenehmes einfach per Klick zu erledigen. Die dritte Änderung des Urlaubwunsches, eine Krankheit oder einfach eine Projektaufgabe: Es geht einfach schneller und komfortabler als jede E-Mail an Projektmanager oder den Chef! Vorbei sind die Zeiten, wo drei Leute eine Excel Liste bearbeiten wollen …
Die Preise und die Lizenzierung solcher Lösungen sind in der Marktlandschaft recht homogen, auch wenn das eine oder andere Feature bei einem Anbieter vielleicht gar nicht vorhanden ist und beim anderen eine Kernkompetenz darstellt. Hier ist das sogenannte Subskription („ABO-“)-Modell vorherrschend.
Natürlich ist es die Aufgabe des guten Kaufmannes, Kosten und Nutzen gegenüberzustellen: In den meisten Fällen ist das sehr einfach: Der monatliche Beitrag von 50 oder 100 Euro für die Verwaltung von zehn oder 20 Mitarbeitern rechnet sich schneller als der Taschenrechner gezückt ist. Nimmt man eine Brutto-Arbeitsstunde einer guten Personalverantwortlichen her, sind hier leicht mehr als zwei, drei Stunden im Monat einzusparen.
Führt man diesen Gedankengang fort, wird diese Summe bei 500 oder 1.000 Mitarbeitern anteilig höher und man muss schon genauer hinsehen. Wer weiß schon, wie viele Personen wie viele Minuten für einen Urlaubsantrag oder für eine Projektaufgabe aufwenden? Darum ist es notwendig, den vielfältigen Nutzen exemplarisch darzustellen und nicht nur auf das Entfernen der Zettelwirtschaft, die Schätzung der Nacharbeiten und die oftmaligen, immer gleichen Vorgänge abzuzielen, Stichwort Motivation.
Wir sprechen bei der Einführung der Zeitaufzeichnungen von massiven organisatorischen Erkenntnissen, Erklärungen und Erfolgen, die weit über das quantitative Ausmaß hinausgehen.
Niemand in der Verwaltung wird also wegen der neuen Software seinen Job verlieren. Er kann die eingesparte Zeit im Gegenteil für viele andere Tätigkeiten aufwenden, die das Unternehmen tatsächlich weiterbringen (Kontrolle, Vorgaben, Einkauf, Marketing, Verkauf, Optimierungen).
Verbesserte Kommunikation und professionelle Unternehmensführung können dazu führen, dass die Firma oder Organisation (im öffentlichen Dienst) mit der Aufgabe wächst, sprich der organisatorische Reifegrad Fehlentwicklungen erkennt, die Performance steigert und die Zufriedenheit zu besserer Stimmung und Arbeitsleistung führt:
Faire Mitarbeiterbehandlung, strenge Umsetzung der gesetzlichen Gegebenheiten und eine genaue Rechnung sorgen dafür, dass sich die Management-Software und ihre diversen Features sehr schnell rechnen – ob diese nun 100 oder 1.000 oder 2.000 Euro im Monat kostet.
Ein Arbeitszeitverstoß, der geahndet wird, ist sicherlich teurer, da hierbei pro Mitarbeiter und Fall abgestraft wird.
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Jürgen Kolb verantwortet als Mitbegründer und Geschäftsführer von ART Digital Solutions den Bereich Sales, PR & Marketing. Als zertifizierter Datenschutzberater bringt er juristisches sowie technisches Fachwissen ein. Nach verschiedenen beruflichen Stationen in der öffentlichen Verwaltung sowie in der freien Wirtschaft gründete Jürgen als (fast fertig studierter) Wirtschaftswissenschaftler gemeinsam mit seinem Partner aufgrund vorangegangener Erfahrungen bereits sein drittes erfolgreiches Unternehmen, denn auch am Aufbau der Antares-NetlogiX ist er schon seit Beginn im Jahr 2000 beteiligt, sowie bei der iQSol GmbH seit der Gründung 2010.