Zeiterfassung ist lästig, oft sehr mühsam und einfach ein sehr unbeliebtes Thema. Einerseits ist es für die Mitarbeiter unerlässlich, damit sie ihre Stunden auch bezahlt bekommen, andererseits ist Zeiterfassung auch ein Zeitfresser und gibt den Mitarbeitern durchaus auch das Gefühl, überwacht zu werden. Mitarbeiter können nur nutzen, was das Unternehmen zur Verfügung stellt.

Wenn Zettelwirtschaft und Excel regieren, dann gibt’s auch Schreib- und Tippfehler inklusive.

Und prinzipiell können wir festhalten, dass es nur wenige Mitarbeiter gibt, die Zeiten penibel genau erfassen. Die Mehrheit erfasst Arbeitszeiten im Nachhinein, oft am Ende der Arbeitswoche und schätzt dadurch die geleisteten Stunden. Ob diese Zeiten realistisch sind und welcher Ärger daraus resultieren kann, zeigt sich spätestens bei Kündigung, Lohnsteuerprüfung oder permanentem Einfordern von verspäteten Daten.

Geben Sie den Mitarbeitern Anreize um Arbeitszeiten genau zu erfassen.

Gestalten Sie im ersten Schritt die Erfassung der Zeiten einfacher und machen Sie diese komfortabler. Wenn Arbeitszeiten mit nur einem Klick erfasst werden können und somit gleichzeitig der Einblick in Stundenkontingente und Urlaubsansprüche gewährleistet werden können, steigt die Motivation der Mitarbeiter.

Gerade die Urlaubsplanung ist überall ein Thema:

• Wieviel Urlaub habe ich eigentlich (jede Nachfrage im Büro kostet Bares)?
• Kann ich gehen, wenn Person A auch geht?
• Welches System ist vorherrschend: vom verpflichtenden Betriebsurlaub oder Urlaubssperre über „Eltern first“ bis hin zu „Wer als Erster kommt, malt zuerst“ – eine Software ist immer objektiv.

Eine korrekte und flächendeckende Zeiterfassung ist für Geschäftsführer und das Controlling wichtig, spart vom ersten Moment an Geld und liefert umfassende, objektive Daten um Projekte und Ressourcen zu planen. Kommunizieren Sie das auch an Ihre Mitarbeiter.

Vertrauensarbeitszeit ist nett, aber illegal.